08.09.2017

Arbeitsabläufe und Effizienz im Unternehmen durch moderne Telefonie steigern

Für Unternehmen - und besonders für kleine und mittlere Firmen - ist die Optimierung von Arbeitsprozessen das Um und Auf für langfristigen Erfolg. Durch die Verbesserung der Prozesse in Verbindung mit Telefonie kann Zeit und somit auch Geld gespart werden. Überflüssige Kapazitäten, die nicht genutzt werden, führen zur Erhöhung der Fixkosten von Dienstleistungen und Produkten. Eine gute Erreichbarkeit des Unternehmens ist Voraussetzung für eine gute Kommunikation. Anrufe, die nicht entgegen genommen werden, bedeuten automatisch einen Verlust von Umsätzen, weil die Gelegenheit zum Verkauf nicht existent ist.

Die Kommunikation ist sowohl intern im Unternehmen wichtig, um Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen zu lassen zu, als auch extern mit (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern. Hierfür bedarf es moderner Netzwerk- und Telefonsysteme, die auf Kundenbedürfnisse abgestimmt wurden. Die Optimierung von Prozessen gliedert sich in drei Schritte:

  • Der erste Schritt ist eine Analyse der Arbeitsabläufe, die Mitarbeiter durchlaufen. Dabei sollten besonders Aufgaben betrachtet werden, die mehrmals periodisch ausgeführt werden.
  • In einem zweiten Schritt sollten die verorteten Einsparmöglichkeiten nochmals kritisch betrachtet werden, um etwaige negative Folgen einer Einsparung abzuwenden.
  • Im dritten und letzten Schritt werden die Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz umgesetzt.

Case Study: Autohaus Sparer

Die Ersparnis durch Effizienz-Steigerung kann bei dem Autohaus Sparer verdeutlicht werden, welches auf die IP Telefonie von Innosoft vertraut:

Das Autohaus Sparer hat rund fünfzehn Mitarbeiter, die in den Bereichen Verkauf, Kundendienst, Buchhaltung und Lager tätig sind. Zuerst wurden vom Kunden die Arbeitsprozesse im Bereich der Telefonie dargelegt. Anschließend wurde mit dem Kunden gemeinsam an der Optimierung dieser Prozesse und der geeigneten Umsetzung dieser per Cloud-Telefonanlage getüftelt. Auch geringe, scheinbar wenig bedeutende Optimierungen summieren sich bei mehrmals anfallenden Tätigkeiten und ergeben am Ende des Jahres eine große Zeitersparnis. Selbst wenn die Effizienz-Steigerung fünf Minuten pro Tag beträgt, ergibt dies im Hinblick auf eine 6-Tage Woche eine Zeitersparnis von mehreren Arbeitstagen.

Um die Möglichkeit Anrufe entgegen zu nehmen zu optimieren, wurde die Telefonie an die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung des Autohauses Sparer angepasst. Teilweise klingeln die Telefone aller Mitarbeiter einer speziellen Gruppe, teilweise klingelt nur eine bestimmte Durchwahl. Im ersten Fall nimmt der Mitarbeiter, der gerade Zeit hat, den Anruf entgegen. Im zweiten Fall und falls der für Telefonanrufe zuständige Mitarbeiter gerade mit einem Telefonat beschäftigt ist, klingeln automatisch die übrigen Durchwahlen.

Im Lager des Autohaus Sparer sind zwei Mitarbeiter tätig, die mit zwei Schnurlos Geräten ausgestattet sind. Ist das Telefon des ersten Mitarbeiters besetzt, oder nimmt er den Anruf nicht binnen 15 Sekunden entgegen, klingelt automatisch zusätzlich die Durchwahl des anderen Lagermitarbeiters.

Auch für den Bereich Verkauf hat die Innosoft Kundenbetreuung zusammen mit dem Autohaus Sparer eine individuelle Lösung erarbeitet. Führt ein Verkäufer in seinem Büro ein Kundengespräch, kann dieser bequem per Knopfdruck am Telefon signalisieren, dass er sich in einer Beratung befindet und deswegen keine Anrufe entgegen nehmen kann. Das Telefon schaltet sich dann automatisch in den „Bitte nicht stören“-Modus und klingelt nicht, um das Gespräch nicht zu unterbrechen. Die Mitarbeiter in der Abteilung Kundendienst sehen über eine LED Anzeige am Zusatzpanel, dass zu diesem Verkäufer keine Anrufe durchgestellt werden sollen, weil dieser gerade ein Verkaufsgespräch führt.

Der Geschäftsführer Herbert Sparer kann die Vorteile der virtuellen Telefonanlage bestätigen:

„Eine herkömmliche Telefonanlage hätte diese Prozessoptimierungen nicht leisten können. Durch die Umstellung auf ein cloud-basiertes Telefonsystem ist der Prozessablauf rund um das Entgegennehmen von Telefonaten effizienter.“

Dies führt zu einem noch besseren Service den Kunden des Autohaues Sparer gegenüber und steigert deren Zufriedenheit mit der Dienstleistung bzw. dem Produkt. Für das Unternehmen intern bedeutet das effizientere Abarbeiten von Anrufen eine Zeit- und somit auch Kostenersparnis.

Für den Leser mit knappem zeitlichem Budget (TL;DR)

Die Optimierung von Arbeitsprozessen um Zeit und Kosten zu sparen ist wichtig für unternehmerischen Erfolg. Durch eine speziell auf Kundenbedürfnisse angepasste VoIP Lösung kann Innosoft Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsprozesse rund um die Bearbeitung von Anrufen effizienter zu gestalten.