04.09.2018

Wechsel zu kostensparender Internettelefonie leicht gemacht

Viele Unternehmen haben den Wechsel zu kostensparendem VoIP (Voice over IP) bereits vollzogen und profitieren von moderner Telefonie mit sehr guter Sprachqualität. Innosoft gibt Ihnen 4 wertvolle Tipps, die Sie bei der Umstellung auf IP-Telefonie unterstützen.

Dadurch wird der Umstieg auf VoIP problemlos gelingen. Dieser ist nicht nur für den Kontakt mit Ihren Kunden wichtig, sondern auch für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die für Ihre tägliche Arbeit auf Telefonie angewiesen sind. Ein geplanter Umstieg auf VoIP verhindert Ärger bei Ihren Kunden und Mitarbeitern.

1. Listen Sie die Anforderungen an die Telefonie bzw. Telefonanlage auf

Schreiben Sie die Durchwahlen (Festnetz-, Fax- Servicerufnummern), welche Ihren Mitarbeitern zugeordnet sind, nieder und notieren Sie, welche technischen Anforderungen erfüllt werden müssen.

Listen sie zudem auch alle Endgeräte auf, die Sie verwenden. Dies sind nicht nur Telefone oder Faxgeräte, sondern unter Umständen auch Alarm- oder Brandmeldeanlage, das Liftmodem oder der Türöffner. Damit bestimmt alle Ihre Anforderungen erfüllt werden, dokumentieren Sie am besten auch die Anschlussarten (ISDN, IP, GSM/LTE).

Dokumentieren Sie, wie eingehende Anrufe bei Ihnen abgearbeitet oder weitervermittelt werden. Nimmt eine Arbeitskraft alle Anrufe zentral an und vermittelt diese an den passenden Mitarbeiter oder soll der Anruf bei einer Gruppe von Mitarbeitern klingeln und der erste, freie Mitarbeiter nimmt diesen entgegen? Was soll passieren, wenn ein Anruf nach 30 Sekunden nicht entgegengenommen wurde? Welche Telefonansagen (Warteschleife, Ansage außerhalb der Geschäftszeiten, Sprachbox Begrüßung) nutzen Sie? Was sind Ihre Geschäftszeiten?

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche technischen Anforderungen erfüllt werden sollen. Wie viele Durchwahlen werden benötigt, soll ein eigener Internet-Anschluss für VoIP genutzt werden, sind die Arbeitsplätze mit der notwendigen Infrastruktur ausgestattet (Netzwerk- und Stromanschlüsse). Überprüfen Sie die empfohlene Netzwerk-Konfiguration mit Ihrem IT-Ansprechpartner.

Durch diese und weitere Überlegungen sind alle Funktionen, die Sie benötigen, sofort ersichtlich. Befragen Sie am besten auch Ihre Mitarbeiter oder Kollegen. Diese verwenden vielleicht Features, die Sie selbst nicht kennen, aber durchaus benötigt werden. Es bietet sich an, die zuständigen technischen Ansprechpartner mit einzubinden. Werfen Sie anschließend einen Blick auf die Leistungsbeschreibung der Innosoft Cloud Telefonanlage, um zu prüfen, ob diese alle gewünschten Funktionen unterstützt oder ob neue Funktionen zur Verfügung stehen, welche Sie aktuell nicht verwenden aber durchaus sinnvoll für Sie sind. Natürlich können Sie dafür auch gerne ein Beratungsgespräch mit Innosoft vereinbaren.

2. Nutzen Sie eine kostenlose Teststellung von Innosoft

Innosoft bietet potentiellen Neukunden eine unverbindliche Teststellung an. In einem unverbindlichen Gespräch können wir Ihnen das passende Produkt für Ihre Anforderungen empfehlen. Wir erstellen für Sie anschließend einen Testzugang. Somit können Sie VoIP von Innosoft problemlos parallel zu Ihrer bestehenden Telefonie testen. Während Grundgebühr an Ihren bisherigen Provider anfällt, verrechnet Innosoft Ihnen während des beschränkten Testzeitraumes keinerlei Kosten.

Falls Sie auch neue Telefon Hardware benötigten, stellen wir Ihnen für eine Teststellung gerne vorkonfigurierte SIP-Telefone zur Verfügung. Sollten Sie Interesse an einer Teststellung haben, kontaktieren Sie uns am besten telefonisch oder schriftlich. Durch diese Teststellung können Sie überprüfen, ob die Internettelefonie von Innosoft Ihren Ansprüchen gerecht wird und Sie mit der Gesprächsqualität zufrieden sind.

3. Überprüfen Sie Ihre SIP-Telefone oder Hardware Telefonanlage

Grundsätzlich braucht es für die Verwendung von Internettelefonie lediglich einen Internet-Anschluss, ein Endgerät (Software oder Telefonapparat) und VoIP Zugangsdaten von Innosoft. Für die Telefonie über das Internet benötigen Sie genügend Bandbreite und gute Latenz. Dafür sind ADSL-, SDSL-, Kabel- und Glasfaser Anschlüsse hervorragend geeignet. Verwenden Sie Internettelefonie über das Smartphone, ist die Sprachqualität von einem guten und vor allem stabilen Empfang des Endgerätes abhängig.

Für VoIP werden vor allem das SIP (Session Initiation Protocol) sowie die Internetprotokoll-Familie (IP) benötigt. Durch SIP wird der Auf- und Abbau sowie das Signalisieren von Telefonaten ermöglicht. Während die IP-Protokollfamilie für die Übertragung der Information benötigt wird. VoIP von Innosoft kann mit allen SIP- und IP-fähigen Geräten verwendet werden. Eine SIP fähige Telefonanlage kann problemlos für IP-Telefonie verwendet werden. Sollte Ihre Telefonanlage bereits sehr alt und deswegen nicht SIP-kompatibel sein, kann diese durch Umrüstung mittels eines VoIP-Gateways für die Internettelefonie verwendet werden.

Ziehen Sie die Anschaffung einer neuen Telefonanlage in Betracht, können Sie statt einer kostspieligen Hardware Telefonanlage auch auf eine virtuelle Lösung umsteigen. Unsere preiswerte Cloud Telefonanlage bietet dieselben Funktionen wie herkömmliche Hardware Telefonanlagen und lässt sich ohne IT Kenntnisse konfigurieren. Dadurch brauchen Sie lediglich für jeden Mitarbeiter einen Telefonapparat oder einen Desktop bzw. Smartphone Client und schon läuft VoIP über die virtuelle Telefonanlage von Innosoft.

4. Steigen Sie um auf Innosoft

Ein Umstieg auf die Produkte von Innosoft ist sehr einfach: Bestellformular anfordern, ausfüllen, unterzeichnen retournieren. Bestehende Rufnummern, an die sich Ihre Kunden und Geschäftspartner bereits gewöhnt haben, können natürlich in das Netz von Innosoft übernommen werden. Vergewissern Sie sich, dass die Vertragsbindung bei ihrem derzeitigen Provider ausgelaufen ist und Sie Ihren Vertrag kündigen können. Eine Portierung ist auch bei einer vorzeitigen Kündigung möglich, allerdings hebt Ihr aktueller Provider die Kosten der restlichen Vertragslaufzeit ein.

Bei einer Portierung vereinbaren wir einen Termin mit Ihnen, zu welchem Ihre Rufnummer zu Innosoft übertragen wird. Wir kümmern uns hierbei um den kompletten Ablauf. Sie müssen die Portierung nur durch das Unterschreiben eines vorausgefüllten Portierungsformulars bestätigen. Falls Sie mehrere Rufnummern bei verschiedenen Netzprovidern nutzen, benötigen Sie für jeden Netzbetreiber ein eigenes Formular. Eine Rufnummern Portierung kann in der Regel innerhalb von 5 bis 7 Werktagen durchgeführt werden. Natürlich bedeutet das nicht, dass Sie 7 Werktage telefonisch nicht erreichbar sind. Die eigentliche Umstellung einer Rufnummer dauert nur einige Minuten. Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Portierung haben, beantwortet Innosoft diese gerne für Sie.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Umstellung und bieten Sie Schulungen für die neuen Endgeräte bzw. neuen Funktionen an, damit Ihr Unternehmen bestmöglich von den neuen Produkten profitieren kann.

Ein durchdachter und geplanter Umstieg ist wichtig, um eventuelle Probleme im Voraus erkennen und verhindern zu können. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht einem erfolgreichen Umstieg auf kostengünstige VoIP nichts mehr im Wege. Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Projekt. Kontaktieren Sie uns gerne jetzt per Mail unter  oder per Telefon unter 0800 81 88 88.